Dokumenty prawne
Polityka prywatności
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak WindykON („Serwis”) przetwarza dane osobowe — zarówno dane Użytkowników Serwisu, jak i dane osób, których dotyczy obsługa należności w Organizacjach Użytkowników.
1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu (konta, rozliczenia, komunikacja z WindykON) jest Operator usługi WindykON.
- Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@windykon.pl.
- W zakresie danych kontrahentów, kontaktów i treści przypomnień przetwarzanych w Organizacji Użytkownika, administratorem jest Użytkownik (jego firma). Operator działa wtedy jako podmiot przetwarzający (procesor) na zlecenie Użytkownika.
2. Jakie dane przetwarzamy
2.1. Dane Użytkowników Serwisu
- dane konta: adres e-mail, imię i nazwisko (jeśli podane), hasło w formie haszowanej,
- dane logowania przez Google (identyfikator i profil udostępniony przez Google, w tym e-mail),
- dane firmy / Organizacji: nazwa, NIP, adres, dane do fakturowania, logo (jeśli dodane),
- dane techniczne: adres IP, logi zdarzeń, typ przeglądarki, znaczniki czasu,
- dane rozliczeniowe i użycia: wybrany plan, limity, historia zmian planu, zużycie kredytów.
2.2. Dane przetwarzane w imieniu Użytkownika
- dane kontrahentów (nazwa, NIP, adres, e-mail, telefon),
- dane faktur i należności (numery, kwoty, terminy, statusy płatności),
- dane z integracji KSeF oraz importów bankowych,
- treść i historia wysłanych przypomnień (e-mail / SMS / voice — w zakresie włączonych kanałów).
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie Usługi, utrzymanie Konta, logowanie (w tym Google) | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) |
| Rozliczenia, limity planów, obsługa płatności / faktur | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (obowiązki prawne) |
| Bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, logi | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) |
| Komunikacja serwisowa (np. potwierdzenie e-mail, zmiany Regulaminu) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f |
| Przetwarzanie danych kontrahentów Użytkownika w Serwisie | art. 28 RODO (powierzenie) — na podstawie umowy z Użytkownikiem / akceptacji Regulaminu |
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane lub udostępniane:
- dostawcom hostingu, poczty e-mail, monitoringu i infrastruktury IT,
- dostawcom kanałów komunikacji (SMS / voice), jeśli Użytkownik z nich korzysta,
- Google (w zakresie logowania OAuth),
- organom państwowym, gdy wymaga tego prawo,
- podmiotom wspierającym obsługę księgową / prawną Operatora — w niezbędnym zakresie.
Operator nie sprzedaje danych osobowych.
5. Przekazywanie poza EOG
Jeśli dostawca usług przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Operator stosuje mechanizmy zgodne z RODO (np. standardowe klauzule umowne) albo korzysta z dostawców w krajach uznanych za zapewniające odpowiedni poziom ochrony.
6. Okres przechowywania
- dane Konta — przez okres korzystania z Usługi oraz do 30 dni po usunięciu Konta (chyba że dłuższy okres wynika z prawa),
- dane rozliczeniowe i księgowe — zgodnie z wymogami podatkowymi (zwykle do 5 lat),
- logi bezpieczeństwa — zwykle do 12 miesięcy,
- dane Organizacji (faktury, kontrahenci, historia kontaktów) — do czasu usunięcia przez Użytkownika / zamknięcia Konta, z uwzględnieniem kopii zapasowych w cyklu retencji technicznej.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz skargi do Prezesa UODO.
Wnioski dotyczące danych Konta Użytkownika należy kierować na kontakt@windykon.pl.
Wnioski dotyczące danych kontrahentów Użytkownika należy kierować przede wszystkim do Użytkownika (administratora tych danych). Operator wspiera Użytkownika w realizacji żądań w zakresie technicznie możliwym.
8. Pliki cookies i technologie podobne
- Serwis używa niezbędnych plików cookies / pamięci sesji do logowania, bezpieczeństwa (CSRF) i utrzymania sesji.
- Na etapie MVP Serwis nie wykorzystuje cookies marketingowych stron trzecich. Jeśli pojawią się narzędzia analityczne, Polityka zostanie zaktualizowana, a — gdy wymagane — zostanie uzyskana zgoda.
9. Bezpieczeństwo
Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (m.in. szyfrowanie połączeń HTTPS w środowisku produkcyjnym, kontrola dostępu, hashowanie haseł, rozdzielanie danych Organizacji). Żaden system nie daje jednak 100% gwarancji bezpieczeństwa.
10. Powierzenie przetwarzania (Użytkownik ↔ Operator)
- Akceptując Regulamin i korzystając z Serwisu, Użytkownik powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych wprowadzonych do Organizacji w celu świadczenia Usługi.
- Operator przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika wynikające z korzystania z funkcji Serwisu.
- Operator stosuje środki bezpieczeństwa, zapewnia poufność personelu i wspiera Użytkownika w realizacji obowiązków RODO w zakresie Usługi.
- Po zakończeniu współpracy Operator usuwa lub zwraca dane powierzone, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych i retencji backupów.
11. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem tej strony. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie lub e-mailem.
Uwaga: przed uruchomieniem sprzedaży płatnej uzupełnij pełne dane Administratora (firma, NIP, adres siedziby) oraz — jeśli dotyczy — dane IOD.